Comment bien planifier un voyage d’affaires ?
Un voyage d’affaires rime souvent avec diverses opportunités pour une entreprise. De son succès dépend l’avenir de cette dernière à court ou à long terme. Il est donc logique que tout se déroule de la meilleure manière possible. Voici quelques astuces pour préparer un séjour professionnel.
Les points essentiels pour réussir son voyage d’affaires
Pour éviter de stresser au cours du voyage d’affaires, une bonne organisation s’impose. Vol, moyen de transport, réservation de la salle de réunion ou conférence, hébergement, restauration, etc., rien ne doit être laissé au hasard. La première étape est d’établir une check-list. En fait, c’est un petit mémento sur les détails du voyage : heure de départ/d’arrivée, les rendez-vous sur place (avec le lieu, date et heure), etc. Faire cette check-list est essentiel. Et pour cause, le voyageur ne rate pas son vol. Mais également, il n’arrive pas en retard à un rendez-vous déterminant. Concernant les réservations, plusieurs points sont à considérer. Par exemple, pour une mission professionnelle organisée dans divers endroits, l’achat d’un billet d’avion multi destination est plus judicieux.
Concernant l’hébergement, en cas de changement fréquent de ville/pays durant le séjour, une location près de la gare ou de l’aéroport est préférable. Une fois les dates du séjour confirmées, il faut s’occuper du volet administratif du voyage. Cela consiste à avoir un passeport valide de 6 mois minimum et un visa. Aussi, pour bien préparer son voyage d’affaires, il faut être à jour sur les vaccins et se munir d’une trousse de pharmacie complète. Également, avant de partir, mieux vaut s’informer sur les coutumes locales, les salutations et les codes vestimentaires du pays de destination. C’est une marque d’attention appréciée par les futurs collaborateurs sur place. Quoi qu’il en soit, pour éviter les mauvaises surprises, la meilleure solution est de faire appel à une agence de voyages Selectour.
Faire appel à une agence de voyages : les bonnes raisons
Planifier un séjour professionnel n’est jamais une mince affaire. Dans ce cas, il est préférable de recourir à une agence de voyages d’affaires. Effectivement, celle-ci propose un voyage sur-mesure, convenant à chaque entreprise, à chaque séjour et à chaque voyageur. L’homme d’affaires bénéficie d’une large gamme de services. En effet, l’agence s’occupe de réserver l’hôtel, les billets d’avion ou de train et les salles de réunion selon les besoins du client. La réservation peut s’effectuer en ligne, par e-mail ou par téléphone. Outre le fait de s’assurer un service personnalisé et adapté, l’intervention d’un professionnel permet aussi au voyageur de maîtriser son budget.
Grâce à sa relation privilégiée avec les prestataires locaux, elle peut négocier les meilleurs prix pour certains services (transport, hôtellerie, etc.). Aussi, pour bénéficier d’un meilleur traitement dans un pays étranger, mieux vaut solliciter les services d’une agence professionnelle. Celle-ci travaille en réseau avec des partenaires dans le monde entier. Elle pourra alors assister son client, quel que soit l’endroit où il se trouve. Aussi, passer par un tel prestataire permet à une entreprise de réaliser des économies considérables. En effet, selon le volume de voyages d’affaires effectué durant l’année, un tarif préférentiel peut être négocié, notamment pour les frais d’hébergement ou les billets d’avion.
